Benutzerfreundliches CMS

Benutzerfreundliches CMS für Unternehmen: 8 Punkte, die wirklich einen Unterschied machen

Die Einsicht ist trivial: Ein benutzerfreundliches CMS macht Redakteuren seine Bedienung so einfach wie möglich. Doch was bedeutet das konkret und wieso sind nicht alle Content-Management-Systeme benutzerfreundlich? 

Damit Redakteure wirklich gerne mit dem CMS arbeiten und damit produktiv und kreativ sind, muss das System viele Kriterien erfüllen, die eine gute Usability ausmachen: zum Beispiel, dass das Erstellen und Bearbeiten von Inhalten leicht von der Hand geht, die Performance des Systems stimmt und auch die Zusammenarbeit mit anderen Kollegen einfach ist.

Unser CMS Scrivito hat mehrfach Preise für seine Benutzerfreundlichkeit gewonnen. Es bietet Redakteuren alles, was sie heute von Website-Baukästen im Internet gewöhnt sind – aber es kann noch mehr, denn es erlaubt diese Leichtigkeit der Bedienung vor dem Hintergrund einer komplexen Organisation.

In diesem Artikel gewähren wir einen Blick hinter die Kulissen. Worauf haben wir bei der Entwicklung von Scrivito besonders geachtet? Und wie ist es uns gelungen, eine hervorragende Usability und die Anforderungen von Unternehmen in einer perfekten Symbiose zusammenzubringen? Außerdem erfahren Sie, wie Scrivito Sie bei der täglichen Arbeit mit dem CMS unterstützt – und was Scrivito-Anwender zur Benutzerfreundlichkeit des Systems zu sagen haben. 

Scrivito: das benut­zer­freund­lichste CMS

Laut der Benutzer-Umfrage “Briefing Content-Management-Systeme” von OMR Reviews ist Scrivito nicht nur allgemein das beste, sondern vor allem auch das nutzerfreundlichste CMS auf dem Markt.

Warum sind nicht alle Content-Management-Systeme benutzerfreundlich?

Die Bedienbarkeit der meisten traditionellen Content-Management-Systeme lässt leider viele Wünsche offen. Dies liegt weniger daran, dass es an adäquaten Bedienkonzepten mangelt. Vor allem macht es einen Unterschied, ob man alleine eine kleine, private Website baut oder für die Web-Kommunikation in einer komplexen Organisation verantwortlich ist. 

Wichtige Merkmale von Websites für mittlere und größere Organisationen sind:

  • Zahlreiche Mitarbeiter arbeiten parallel an den Inhalten.
  • Es gibt mehrere interne und externe Websites.
  • Inhalte werden arbeitsteilig von verschiedenen Mitarbeitern erstellt.
  • Externe Dienstleister wie zum Beispiel Agenturen werden eingebunden.
  • Compliance-Regeln müssen eingehalten werden.
  • Identische Inhalte tauchen an verschiedensten Stellen auf.
  • Teile der Websites werden laufend erneuert.
  • Anforderungen an das Corporate Design müssen eingehalten werden.
  • Produkte und digitale Assets wie etwa Bilder oder Videos müssen verwaltet werden.
  • Websites bieten Funktionen und nicht nur Texte und Bilder.
  • Mehrsprachigkeit und Internationalisierung spielen eine Rolle.
  • Es sind große Mengen an Inhalten vorhanden.
  • Andere Anwendungen werden als Content-Zulieferer integriert.

Die traurige Konsequenz ist: Mache Content-Management-Systeme haben mehr unverständliche Schalter für Einstellungen an der Website als einem Piloten zum Fliegen eines Flugzeuges zur Verfügung stehen. 

Die Hauptanwender des CMS – in der Regel sind das die Mitarbeiter – empfinden die tägliche Arbeit mit solchen Systemen nicht selten als Hindernis. Damit setzt sich eine Abwärtsspirale in Gang: Systeme, die nicht gern benutzt werden, werden deshalb über die Zeit immer weniger genutzt und die Inhalte verfallen kontinuierlich. “Bloß nicht anfassen” lautet dann die Devise. Man könnte ja unabsichtlich in dem fragilen Gesamtkunstwerk “Website” etwas kaputt machen. 

Wenn es dann etwas zu ändern gibt, kontaktieren die Mitarbeiter lieber gleich eine Agentur oder einen Experten aus ihrem eigenen Web-Team. Tatsächlich spiegelt dieses scheinbar übertriebene Szenario nicht selten die Wirklichkeit wider – oder es besteht zumindest die Gefahr, dass es so kommt, wenn das CMS zu kompliziert zu bedienen ist.

Bei der Auswahl eines neuen CMS für Ihr Unternehmen sollten Sie deshalb nicht nur ein Augenmerk auf die zweifellos notwendigen Enterprise-Funktionen wie Performance, Sicherheit oder Skalierbarkeit legen, sondern zusätzlich auch auf die besonderen Anforderungen an die Usability beim Einsatz im Unternehmen. 

Das lohnt sich, denn ein benutzerfreundliches CMS bringt eine Fülle von Vorteilen mit sich:

  • Die Projektlaufzeiten bzw. die Time-to-Market bei Änderungen an Websites verkürzen sich drastisch.
  • Die Kosten und der Zeitaufwand für Schulungen sinken.
  • Die Motivation der Mitarbeiter und deren Benutzungszuversicht steigen, wenn sie auch mal gefahrlos etwas ausprobieren können.
  • Die Workflows zur Bearbeitung der Inhalte werden einfacher und damit beschleunigt.
  • Die Zusammenarbeit mit Kollegen und Dienstleistern wird einfacher, wodurch der Abstimmungsaufwand sinkt.
  • Die Redakteure werden produktiver, wodurch die Qualität der Inhalte steigt.
  • Mehr Content wird in kürzerer Zeit verfügbar.
  • Neue Kollegen können in kürzester Zeit mit der Arbeit beginnen.
  • Redakteure empfinden den Umgang mit dem CMS als angenehm oder haben im besten Fall sogar Spaß dabei. Dies steigert ihre alltägliche Zufriedenheit bei der Arbeit.

Durch diese Vorteile kommen je nach Umfang der Websites in der Organisation schnell mehrere tausend Stunden eingesparte Arbeitszeit pro Jahr zusammen, die an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden können.

Die 8 wichtigsten Punkte, mit denen das benutzerfreundlichste CMS Ihre Arbeit wirklich leicht macht

Die folgenden Funktionen machen bei Ihrem CMS wirklich den messbaren Unterschied in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit.

Punkt 1: In-Place-Editing – mit WYSIWYG schnell und sicher Inhalte bearbeiten

Content wie im echten Leben

Scrivito bietet Ihnen eine intuitive Benutzeroberfläche, die nach dem „What You See Is What You Get“-Prinzip (WYSIWYG) funktioniert. Sie geben die Inhalte per In-Place-Editing direkt auf der Seite ein und sehen sofort, wie das Endergebnis aussehen wird. Außerdem können Sie sich auch direkt anschauen, wie die Seite auf verschiedenen Endgeräten (z. B. Smartphones oder Tablets) dargestellt wird.

Scrivito bietet Ihnen die Bearbeitung von Seiten nach dem WYSIWYG-Prinzip sowie In-Place-Editing, anpassbare Widgets und vieles mehr.

Bei vielen Content-Management-Systemen werden die Inhalte über Formulare verwaltet. Um beispielsweise mit WordPress einen Blogartikel zu posten, geben Sie Titel und Inhalt des Artikels in ein Formular ein. Anschließend können Sie sich eine Vorschau der Seite ansehen und dann überprüfen, ob alles so dargestellt wird, wie Sie es sich wünschen. Der große Nachteil dabei: Sie müssen permanent zwischen Eingabeformularen und Vorschau hin- und herwechseln. Dadurch dauert es länger, bis Sie das angestrebte Ergebnis erreichen. 

Inhalt verschwunden: Speichern vergessen

Viele Content-Management-Systeme nutzen bei der Bearbeitung von Seiteninhalten noch „Speichern“-Buttons: Wann immer ein Redakteur Änderungen an einer Seite durchführt, muss er diese abschließend speichern. Falls seine Internetverbindung abbricht oder der Browser abstürzt, kann es schnell passieren, dass alle Änderungen verloren gehen. Scrivito hingegen speichert Änderungen permanent und automatisch.

Erlaubtes Fernbleiben von der Schule

Seitenlange System-Dokumentationen zu wälzen oder mehrtägige Schulungen zu besuchen ist nicht jedermanns Sache und immer eine zeit- und kostenintensive Angelegenheit. Zeit, die an anderer Stelle fehlt. 

Dank des intuitiven Bedienkonzeptes von Scrivito ist das nicht mehr notwendig. Alles, was Redakteure für die Bedienung des Systems wissen müssen, kennen sie bereits. Das CMS nutzt ausschließlich Bedienprinzipien, mit denen die Anwender schon durch andere Systeme vertraut sind. 

Das CMS selbst wird so einfach wie eine ganz normale Website bedient. Dadurch sinkt der Schulungsaufwand für jeden Internet-Nutzer praktisch auf null.

Punkt 2: Ein Baukasten mit Web-Komponenten – das Lego-Prinzip für die Website

Das Rad nicht neu erfinden

In Scrivito können vorgefertigte Web-Komponenten hinterlegt werden, die Widgets genannt werden. Beispiele für Widgets sind:

  • Content-Boxen
  • Formulare
  • Bilder-Galerien
  • Menüs
  • Navigationselemente
  • Layout-Strukturen
  • Daten-Objekte
  • Anwendungsbausteine
  • oder ganz einfach Texte, Bilder und Videos

Scrivito enthält zahlreiche solcher Standard-Widgets.

Ein Lager mit Musterbausteinen anlegen

Wenn ein Widget fehlt, ist das kein Problem: Alles, was man sich auf einer Website vorstellen kann, kann in ein Widget überführt werden. Widgets sind frei programmierbar. Auch interaktive Eigenschaften sind möglich, oder komplexe Geschäftslogik. Damit können Widgets auch komplexe Funktionalitäten enthalten, wie zum Beispiel Produktkonfiguratoren oder Kontaktformulare. Anwender benötigen dadurch für das Einbauen solcher Funktionen auf einer Seite nicht mehr die Hilfe von Entwicklern. 

Widgets werden über variable Parameter gesteuert, die die Anwender selber setzen können. Ein Beispiel wäre ein Widget für einen Menü-Eintrag der Navigation, bei dem die Referenz auf eine andere Seite erst hinterlegt wird, wenn der Nutzer das Widget einsetzt.
Jedes Widget kann beliebig häufig in Seiten instanziert werden. Damit kann sich jede Organisation einen individuellen Baukasten zusammenstellen, der dann den Redakteuren zur Verfügung gestellt wird.

Der Seitenbau: Stein auf Stein

Jeder Anwender kann sich Paletten mit seinen Widget-Favoriten zusammenstellen. Das macht es noch einfacher, eine Seite zu bauen: Man zieht die Widgets per Drag-and-Drop von der Palette an die gewünschte Stelle der Seite, bis diese so aussieht, wie sie aussehen soll. Einfacher, schneller, sicherer und stabiler geht es nicht.

Redakteuren steht bei Scrivito eine Vielzahl praktischer Widgets zur Verfügung

Punkt 3: Divide et impera – mit Mandantenfähigkeit den CMS-Sumpf trocken legen

Nicht selten werden in Organisationen mehrere unterschiedliche Content-Management-Systeme eingesetzt: ein zentrales System und einige Insellösungen. Der Grund dafür ist fast immer derselbe – irgendwann musste es mal schnell gehen oder die Agentur kam mit dem Zentralsystem nicht zurecht. 

Wenn die Einrichtung einer neuen Instanz ein Projekt wird oder der Lernaufwand zu hoch ist, bildet sich eine CMS-Schatten-Infrastruktur. Manchmal wird für jede einzelne Website eine eigene CMS-Installation benötigt. Das führt dazu, dass Anwender im schlimmsten Fall mit verschiedenen Systemen parallel arbeiten müssen, was die Arbeitsabläufe auch nicht einfacher macht.

Ein CMS für ein Unternehmen sollte deshalb heute von vornherein für eine unbegrenzte Anzahl von

  • Websites,
  • Shops,
  • Microsites,
  • Intranets und
  • Landingpages

ausgelegt sein.

Mit Scrivito können Fachabteilungen auf benutzerfreundliche Weise und ohne größeren Aufwand – insbesondere ohne aufwendige technische Abstimmungen – einfach per Klick und Freigabe eine neue Web-Instanz anlegen. Diese ist auch sofort verfügbar. Das ist besonders wichtig, denn in der heutigen Zeit muss es manchmal schnell gehen. 

Der Bedarf an Ad-hoc-Kommunikation ist in den letzten Jahren gestiegen. Sie wird heute von den Zielgruppen zuerst über elektronische Medien – also auch über das Web – erwartet. Scrivito ist für derartige Anforderungen ausgelegt. Fachabteilungen können damit ohne Schwierigkeiten eine neue Website anlegen.

Das sagen Nutzer über Scrivito

“Scrivito ist vor allem intuitiv bedienbar. Selbst Mitarbeiter mit nur wenig oder ohne Background im Erstellen von Webseiten arbeiten sich in kürzester Zeit in das System ein. Bearbeiten lässt sich der Content direkt auf der Webseite, und per Drag-and-Drop lassen sich Seiten sehr einfach gestalten. Das Backend ist in die Seite integriert und wunderbar übersichtlich.” 

Alexander, Projektentwicklung Webauftritt bei der Hochschule Heilbronn

Punkt 4: Zentrales Digital Asset Management – ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Websites ohne Bilder gibt es wenige. Digitale Assets wie Dokumente, Videos oder eben Bilder sind heute wichtige redaktionelle Zutaten für einen erfolgreichen Web-Auftritt. 

Deshalb haben wir bei Scrivito die Bearbeitung und Verwaltung dieser Elemente direkt in das CMS integriert. Sie stehen wie bei einem Buffet mit einer sehr einfach bedienbaren Oberfläche für den Anwender direkt im Bearbeitungsfluss zur Verfügung. Es sind weder ein separates System noch komplizierte Importe notwendig. Einfach Drag-and-Drop. 

So weit, so gut – aber was tun, wenn man nur einen Ausschnitt vom Bild oder auf mobilen Endgeräten eine kleinere Version einsetzen will?

Der Content Browser von Scrivito erleichtert den Upload und die Verwaltung von digitalen Assets.

Bildbearbeitung im CMS

Für die Bearbeitung von Bildern benötigen Sie in der Regel separate Software wie Photoshop oder einen Webdienst wie Canva. Als benutzerfreundliches CMS bietet Ihnen Scrivito einen Bild-Editor. Damit können Sie einige der am häufigsten benötigten Funktionen der Bildbearbeitung einfach im Browser nutzen und zum Beispiel Bilder zuschneiden, drehen, spiegeln, Filter anwenden, Text hinzufügen oder Kontrast, Helligkeit und Sättigung anpassen.

Redakteure können Bilder direkt im Browser editieren.

Automatische Skalierung von Bildern

Content muss heutzutage an eine Vielzahl verschiedener Endgeräte ausgeliefert werden. Dies macht es erforderlich, dass Bilder in mehreren Größen verfügbar sind, um kurze Ladezeiten und damit eine gute User Experience zu ermöglichen.

Wenn Sie in Scrivito ein Bild hochladen, werden davon automatisch weitere Versionen in diversen Größen erzeugt. Das System wählt dann automatisch die passende Bildgröße aus, wenn das Bild an einen Nutzer ausgeliefert wird.

Eine Reise in Sekunden um die Welt

Bei einer Website sollte es möglichst schnell zum First Contentful Paint (FCP) kommen, und der Speed Index der Seite sollte hoch sein – Suchmaschinenoptimierung (SEO) und Google lassen grüßen. Damit die digitalen Assets überall schnell geladen werden können, bietet Scrivito etwas Besonderes: Alle Assets im CMS werden per Content Delivery Network (CDN) an über 200 Internet-Knotenpunkten weltweit zur Auslieferung bereitgestellt. Egal, ob in Santiago de Chile oder in Sydney: Selbst größte Videos sind schnell verfügbar. Das ist nicht selbstverständlich. Vielen wird erst klar, wie langsam ihre Websites wirklich sind, wenn sie sie mal von weit entfernten Ländern aus aufrufen. 

Was muss man für die Beschleunigung in Scrivito tun? Die Antwort lautet: erfreulicherweise nichts, denn sie ist fest eingebaut. In dem Augenblick, in dem ein Benutzer ein Asset per Drag-and-Drop vom Desktop in den Content Browser zieht, werden die Inhalte automatisch im Hintergrund über unseren Globus verteilt und bei dieser Gelegenheit noch für verschiedene Endgeräte optimiert. Dies ist ein schönes Beispiel dafür, wie echte Enterprise-Funktionen mit optimaler Bedienbarkeit in Symbiose existieren können.

Punkt 5: Arbeiten mit Arbeitskopien – nichts geht verloren, außer des Benutzers Sorgen

Arbeitskopien kommen aus der Open-Source-Entwicklung. Auch dort arbeiten viele Menschen an einem Projekt und führen kleine oder größere Änderungen durch.

Eine Arbeitskopie in Scrivito ist eine Kopie der gesamten Inhalte eines Mandanten bzw. einer Website, die sämtliche Einstellungen, Berechtigungen und Sichtbarkeiten des Contents des ursprünglichen Mandanten enthält.

In dieser Arbeitskopie kann man – entsprechend der ggf. einschränkenden Berechtigungen – im Zweifel alles verändern und bearbeiten. Das hat zunächst keinerlei Auswirkungen auf das veröffentlichte Original. Zwischenzeitliche Veränderungen im Original hingegen werden auch in der Arbeitskopie sichtbar. Die Inhalte sind also immer aktuell.

Man kann eine Arbeitskopie jederzeit verwerfen und nichts passiert. Man kann auch mehrere Arbeitskopien gleichzeitig haben und zwischen ihnen wechseln.

Um Änderungen, die an einer Arbeitskopie vorgenommen wurden, mit dem veröffentlichten Inhaltsstand zu synchronisieren, müssen diese einen intelligenten Veröffentlichungsprozess durchlaufen, bei dem das System überprüft, ob ggf. konkurrierende Änderungen vorliegen. Dies findet nicht auf Seitenebene, sondern viel kleinteiliger auf Ebene der einzelnen Bestandteile der Seite – wie etwa Überschriften oder einzelnen Bildern – statt. Dadurch kann es nicht mehr vorkommen, dass ein einzelner Anwender ganze Seiten für die Bearbeitung blockiert. 

Wenn die Inhalte veröffentlicht werden sollen, werden im Rahmen des intelligenten Veröffentlichungsprozesses alle Konflikte erkannt. Scrivito assistiert dann den Anwendern bei deren Lösung. Die Arbeitskopien ermöglichen so sorgenfreies Arbeiten, denn beim Bearbeiten kann nichts verloren gehen.

Das sagen Nutzer über Scrivito

“Für uns ist die Usability von Scrivito eines der größten Highlights. Für ein so komplexes Tool ist die Nutzerfreundlichkeit bemerkenswert. Möchte man seine Website bearbeiten, nutzt man dafür einen Editor mit dem Prinzip ‘What You See Is What You Get’. Damit sieht man sofort, wie die Änderungen, die man durchführt, später auf der Website mit verschiedenen Endgeräten aussehen werden.”

Heinz, Key-Account-Manager bei Taktsoft

Punkt 6: Zusammenarbeiten mit Kollegen – in Echtzeit

In unser arbeitsteiligen Welt kommt es häufig vor, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig am Inhalt einer Seite arbeiten. Bei herkömmlichen Content-Management-Systemen kann das zu Problemen führen. 

Ein typischer Workflow sieht so aus: Mitarbeiter A ändert etwas an der Seite, speichert die Änderungen und sagt dann Mitarbeiter B Bescheid, dass dieser nun an der Reihe ist. Wenn Mitarbeiter B fertig ist, beginnt das Spiel wieder von vorne. Die Zusammenarbeit ist dadurch umständlich und dauert unnötig lange – insbesondere, wenn die Kollegen nicht zusammen in einem Büro sitzen.

Sind Sie es gewohnt, Dokumente hin und her zu schicken, um Änderungen vorzunehmen? Dann lassen Sie sich von Scrivito in Zukunft verwöhnen. Bearbeitungen im CMS können von mehreren Anwendern gleichzeitig durchgeführt werden – live in Echtzeit. Das erleichtert die Zusammenarbeit enorm, wenn man einfach auf dem Bildschirm zuschauen kann, was die Kollegen gerade ändern. 

Noch besser ist es, wenn Sie sich per Telefon oder Video-Chat verbinden: Sie können in Echtzeit über die Änderungen sprechen und sie dann gemeinsam vornehmen. So können Sie mit Ihren Kollegen auf einem neuen Niveau zusammenarbeiten – ohne redundante Inhalte.

Punkt 7: Unlimited Undo – Änderungen einfach rückgängig machen

Manchmal kann es vorkommen, dass man als Mitarbeiter Änderungen an einer Website wieder rückgängig machen will – zum Beispiel, weil eine Seite veröffentlicht wurde, die falsche Informationen enthält oder wenn man nach einer temporären Zwischeninformation wieder auf den ursprünglichen Stand zurückgehen möchte. 

Bei Scrivito können Anwender solche Änderungen einfach und gezielt per Mausklick rückgängig machen. Sie können jeden beliebigen vorherigen Veröffentlichungsstand wieder aktuell machen oder eine bestimmte ältere Arbeitskopie wieder veröffentlichen. Selbstverständlich bleiben alle Zwischenstände erhalten.

Punkt 8: Daten anzapfen in der IT-Landschaft

Websites werden immer interaktiver. Wenn man zum Beispiel an eine typische Flughafen-Website denkt, wird das schnell klar: Auf so einer Website gibt es unter anderem Flugpläne mit Abflügen und Ankünften, Buchungen, Parkplatzreservierungen, Wetterinformationen, Infos zur Wartedauer an der Security, Verkehrs-Infos, Sicherheitshinweise und Gepäckband-Infos. 

Das sind alles keine klassischen Inhalte, die redaktionell erstellt werden. Diese Inhalte liefert Kollege Computer zu: Daten im Sekundentakt von verschiedensten Software-Systemen. Der stark zunehmende Trend zur Digitalisierung der Geschäftsmodelle betrifft aber natürlich nicht nur Flughäfen, sondern praktisch uns alle. Industrie und Mittelstand, Finanzdienstleister, Bildungseinrichtungen oder die öffentliche Hand stellen immer mehr Dienste für das Web bereit. Braucht man deshalb vielleicht in Zukunft kein CMS mehr? Weil jede Website sowieso programmiert werden muss? Weil man als Unternehmen keine Website, sondern nur noch ein Application Programming Interface (API) benötigt? Diese Fragen haben wir uns natürlich auch gestellt.

Als Antwort darauf haben wir den Begriff Content für uns neu definiert. Auch Daten anderer Softwaresysteme sind für uns ein Stück Content – nicht nur als Platzhalter im Layout-Raster, sondern lebendig und dynamisch, wie ein Fensterelement. Diese Komponenten nennen wir Datenobjekte. Scrivito bietet hier mit dem Ansatz des data-driven Content Managements den Anwendern die Möglichkeit, mit Datenobjekten die nächste Generation von Websites genauso zu bauen, wie man schon immer Websites entwickeln wollte: interaktiv, aber ohne Programmier-Code. 

Datenobjekte sind die Bindeglieder zwischen externen Datenquellen und der Website. Für den CMS-Anwender ist das eine großartige Erleichterung. Ohne Programmierung kann jeder einfach durch Zusammenstellen und Verbinden der einzelnen Elemente mit den Datenquellen eine Web-Anwendung bauen. Damit kann ein ganz normaler Anwender Daten von anderen Anwendungen und Content-Lieferanten in die Website integrieren. Und das ganze muss auch keine Lese-Einbahnstraße sein: Auch Daten zurückzugeben ist möglich.

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Neben einer exzellenten Benutzerfreundlichkeit bringt Scrivito auch alles andere mit, was mittlere und große Unternehmen sowie Organisationen der öffentlichen Hand für ihr Content Management benötigen: eine Headless-Architektur für einfache Integration anderer Systeme via REST-API, maximale Sicherheit, Verfügbarkeit und Skalierbarkeit sowie vieles mehr.

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